小企业库存管理入门指南：从 Excel 到规范化库存管理

对于很多小企业来说，库存管理最初是一件很简单的事。

进了一批货，有人建立一个 Excel 表格，把产品名称、数量和价格记录下来。卖出几件，就从表格里减去相应的数量。

在业务刚起步的时候，这样的管理方式通常已经足够。

但库存管理的困难往往不是突然出现的，而是在日常经营中逐渐积累起来的。

产品种类越来越多，有些货物放在不同的货架上；客户退回来几件商品；销售人员从仓库拿走了一些样品；两个员工在不同时间修改了同一个 Excel 文件。

慢慢地，一个原本很容易回答的问题：

“我们现在到底还有多少库存？”

可能变得越来越难回答。

好的库存管理，并不是要把仓库工作变得复杂，而是建立一套可靠的工作方法，让每一次库存变化都有明确的记录和原因。

本文将从最基本的概念开始，介绍小企业如何逐步建立规范的库存管理流程。

什么是库存管理？

简单来说，库存管理就是跟踪产品从进入企业到离开企业的整个过程。

对于小企业而言，库存管理首先需要解决五个基本问题：

• 我们有哪些产品？

• 每种产品有多少库存？

• 这些产品存放在哪里？

• 库存数量为什么发生变化？

• 什么时候需要补货？

一套有效的库存管理方法，应该让员工能够快速找到这些问题的答案，而不必翻查邮件、询问好几个同事，或者亲自到仓库里寻找。

这才是库存管理真正需要实现的目标。

一、为什么库存管理会越来越困难？

库存错误通常不是因为员工不会计算加减法，而是因为真实的业务流程远比简单的数量计算复杂。

例如：

入库 10 件 − 销售 3 件 = 剩余 7 件

这个计算很简单。

但实际经营中，事情可能是这样的：

企业从供应商那里收到 100 件产品，其中 2 件在运输途中损坏。

销售人员拿走 5 件作为客户样品。

随后，一位客户订购了 20 件产品，其中 3 件后来又被退回。

仓库员工将 15 件产品从一个货架移动到另一个货架。

在月底盘点时，另一位员工又发现了一箱之前没有记录的货物，需要进行库存调整。

最终的库存数量也许可以算出来，但如果这些操作没有被及时、准确地记录，过一段时间就很难弄清楚库存为什么会变成现在的数量。

因此，库存管理不应该只记录当前还有多少货，还应该记录这些货物经历了什么变化。

这两种信息同样重要。

二、为每一种产品建立清晰的 SKU 编码

SKU 是 Stock Keeping Unit 的缩写，通常称为库存单位或库存管理编码。

它用于在库存系统中唯一标识某一种产品或产品规格。

例如，一家服装企业销售同一款 T 恤，但有不同的颜色和尺码：

SKU产品名称尺码颜色SHIRT-BLK-MT 恤M黑色SHIRT-BLK-LT 恤L黑色SHIRT-WHT-MT 恤M白色

虽然这三种商品属于同一款产品，但由于规格不同，通常应该分别使用不同的 SKU。

这样才能准确区分每一种规格的库存数量。

一个好的 SKU 编码应该具备几个特点：具有唯一性、命名规则一致、容易查找，并且能够长期稳定使用。

尽量不要频繁修改已经投入使用的 SKU。

一旦某个 SKU 出现在采购订单、销售记录、发票或者发货单中，随意修改就可能造成不同记录之间难以对应。

对于刚开始建立库存管理体系的小企业，不必设计过于复杂的编码规则。能够清楚区分产品，并且让员工容易理解，就已经是一个好的开始。

三、记录产品的存放位置

知道仓库里有 48 件产品当然很重要。

但如果进一步知道：

• 20 件放在 A1 货架

• 18 件放在 A2 货架

• 10 件暂时放在收货区

这些信息在实际工作中就更有价值。

对于小型仓库，即使只有几个货架，建立简单的库位编码也很有帮助。

例如：

A-01-01

可以表示：

A：仓库 A 区

01：第 1 组货架

01：第 1 层或第 1 个存储位置

企业不需要一开始就建立复杂的仓库编码体系，只需要制定一套员工都能理解，并且愿意遵守的规则。

这里有一个常见问题：

有些企业虽然给货架编了号码，但员工在收货时仍然习惯把产品放到有空位的地方，却没有更新库存记录。

时间一长，系统中的库位信息与实际存放位置就会出现偏差。

最终，员工仍然需要在仓库里寻找产品。

因此，建立库位编码只是第一步，更重要的是让产品位置变化与库存记录保持一致。

四、建立简单、可靠的收货入库流程

准确的库存管理应该从收货开始。

收到供应商送来的货物时，不能直接把装箱单上的数量当作实际入库数量。

一个基本的收货流程可以这样安排：

1. 接收供应商送来的货物。

2. 根据采购订单或装箱单核对产品信息。

3. 清点实际收到的数量。

4. 记录损坏、缺少或者发错的产品。

5. 将确认收到的数量录入库存。

6. 为产品分配仓库库位。

这里最重要的是区分两个数字：

供应商声称发出了多少，以及企业实际收到了多少。

例如，供应商的装箱单显示发货 100 件，但仓库实际只收到 98 件。

那么实际入库数量应该是 98 件，而不是 100 件。

缺少的 2 件可以单独记录，并与供应商核实。

如果收货环节一开始就记录了错误数量，后续的库存查询、订单处理和库存盘点都可能受到影响。

五、建立一致的出库发货流程

很多库存差异并不是发生在收货时，而是发生在发货过程中。

在一些小企业里，处理订单可能非常直接。

销售人员收到客户订单后，通知仓库员工。仓库员工找到产品，打包并发货。

客户收到了正确的商品，看起来一切正常。

但如果这次发货没有及时记录，实际库存与系统中的库存数量就已经不一致了。

一个比较合理的流程是：

收到订单 → 拣货 → 确认数量 → 发货 → 更新库存

对于订单量稍大的企业，还可以进一步区分：

待拣货 → 拣货中 → 已打包 → 已发货

企业不一定需要采用完全相同的流程名称，重要的是明确：什么时候确认出库、什么时候扣减可用库存，以及谁负责完成相关操作。

只要规则清晰，并且所有员工都按照相同的方法执行，就能减少很多不必要的库存错误。

六、客户退货不能简单地理解为库存增加

退货是另一个容易被忽视的库存管理环节。

假设客户退回了 5 件产品。

是不是应该立即把库存数量增加 5 件？

不一定。

因为这些退回的产品可能存在不同情况。

有些产品包装完好，可以重新销售；有些已经损坏；有些缺少配件；还有些产品可能已经过期，或者需要进一步检查。

因此，收到退货并不意味着这些货物立即恢复为可销售库存。

比较合理的流程是：

收到退货 → 检查产品 → 确认合格 → 重新入库

对于损坏产品，则可以按照另一条流程处理：

收到退货 → 检查产品 → 确认损坏 → 不进入可销售库存

这样能够避免客户订购某种产品时，系统显示有货，但仓库里实际上只有无法销售的退货商品。

对于涉及质量控制、保质期或特殊储存要求的行业，这一点尤其重要。

七、库存调整必须留下记录

在实际经营中，偶尔需要手动修改库存数量是正常的。

例如，盘点时发现实际库存比记录少了两件。

原来的库存数量是 47，经过核对后确认只有 45。

这时候，如果员工直接把数字从 47 改成 45，虽然库存数量暂时恢复了准确，但造成差异的原因却没有留下记录。

更好的做法是同时保存调整信息。

项目记录原库存数量47调整数量-2调整后数量45调整原因盘点时发现两件损坏产品调整日期10 月 28 日操作人员John

这样的记录在当时可能看起来没有太大价值。

但几个月后，如果同一种产品经常出现库存差异，就可以通过历史记录查找原因。

也许是仓库的存放方式不合理，也许是某个发货环节容易遗漏操作，也可能是产品在搬运过程中经常损坏。

因此，库存调整应该允许，但每次调整都应该能够追溯。

八、定期盘点，而不是等到出问题才盘点

即使企业建立了比较规范的库存管理流程，实际库存与记录库存之间仍然可能出现差异。

产品可能损坏或遗失，员工可能忘记记录样品领取，也可能在拣货或发货时发生错误。

这就是为什么企业需要定期盘点。

不过，对于小企业而言，并不一定需要每周关闭仓库，对所有产品进行一次全面清点。

一种更灵活的方法是循环盘点（Cycle Counting）。

例如：

时间盘点范围星期一A 区货架星期二B 区货架星期三高价值产品星期五销量较大的产品

通过这种方式，企业可以把盘点工作分散到日常运营中，减少对正常收货和发货工作的影响。

对于库存价值较高或者出入库频繁的产品，可以适当提高盘点频率。

而对于长期没有变化的产品，可以安排较低的盘点频率。

重要的是定期核对实际数量与记录数量，并调查发现的差异。

九、如何使用 Excel 开始管理库存？

对于刚起步的小企业，Excel 仍然是非常实用的工具。

假设一家小型实验室用品经销商销售手套、移液器吸头和离心管。

可以建立下面这张库存表：

SKU产品名称库位库存数量补货警戒线供应商P1001蓝色丁腈手套A-0112050供应商 AP1002200µL 移液器吸头A-023540供应商 BP100315mL 离心管B-018030供应商 A

通过这张表，员工可以很容易地看到产品名称、数量、位置和供应商。

同时还可以发现，P1002 的库存只有 35，已经低于设定的补货警戒线 40，需要考虑补货。

对于规模较小、出入库频率不高的企业，这种方式可能已经足够。

不过，还可以再增加一个工作表，用来记录每一次库存变化。

例如：

日期SKU操作类型数量变化单据编号备注10 月 20 日P1001收货入库+100PO-1021供应商送货10 月 22 日P1001出库发货-20SO-2045客户订单10 月 24 日P1001样品出库-2SAMPLE-018销售样品10 月 27 日P1001库存调整-1COUNT-042产品损坏

如果不考虑其他库存变化，那么这几笔记录的净增加数量就是 77 件。

结合期初库存，就可以计算当前库存，并且清楚地知道每次变化来自哪里。

这张出入库记录表的价值，在于它不仅保存库存结果，还保存了形成这个结果的过程。

无论企业以后继续使用 Excel，还是转向专门的库存管理软件，这个原则都应该保留下来。

十、什么时候应该停止使用 Excel 管理库存？

Excel 并不是一种不好的库存管理工具。

对于很多小企业来说，它恰恰是最合适的起点。

问题通常出现在企业需要花费越来越多的时间，才能保证 Excel 中的数据准确。

例如：

• 多名员工需要同时查询和修改库存。

• 经常出现不同版本的 Excel 文件，不确定哪一个才是最新的。

• 同一种产品存放在多个库位。

• 库存数量发生变化后，很难找到原因。

• 样品、退货和损坏产品越来越难管理。

• 销售人员经常需要打电话向仓库确认实际库存。

• 每次盘点后都需要花大量时间核对和修改数据。

• 随着订单增加，人工记录越来越容易遗漏。

• 企业需要把库存与网店或其他业务系统连接起来。

出现这些情况，并不意味着 Excel 完全无法完成库存管理。

事实上，只要投入足够的人工和时间，Excel 仍然可以处理很多复杂的业务。

但企业应该考虑另一个问题：

为了保持 Excel 中的库存数据准确，我们到底付出了多少时间和管理成本？

如果员工每天都需要花不少时间维护表格、检查重复记录、核对数量和寻找库存，那么使用专业库存管理软件可能会更加划算。

十一、小企业真正需要什么样的库存管理软件？

对于只有几名员工、一个小仓库的企业来说，通常没有必要一开始就采购大型仓库管理系统。

他们真正需要的是一套能够简化日常工作的工具。

至少应该能够方便地完成以下操作：

• 导入现有产品资料。

• 记录收货入库。

• 查询当前库存数量。

• 快速找到产品存放位置。

• 处理订单出库和发货。

• 记录客户退货。

• 进行库存调整。

• 查询库存变化历史。

• 根据需要导出库存数据。

除此之外，还有一个经常被忽视的要求：软件必须容易使用。

如果仓库员工需要经过长时间培训，才能理解如何完成一次普通的收货或发货操作，那么即使系统具有很多高级功能，也未必适合小企业。

软件功能越多，并不一定意味着管理效率越高。

对于资源有限的小企业来说，简单、直观和可靠，往往比复杂的功能更重要。

十二、SKUair 如何帮助小企业管理库存？

SKUair 是一款面向微型和小型企业设计的库存管理软件，重点是帮助企业把日常库存操作转化为清晰、可靠的工作流程。

对于已经使用 Excel 管理库存的企业，SKUair 支持导入现有产品数据，不需要从头逐一录入。

企业可以根据实际仓库情况设置库位，记录产品的存放位置，并通过库存查询快速了解当前库存情况。

在日常操作中，SKUair 支持收货入库、出库发货、退货处理和库存调整等常见业务。

对于库存数量变化，系统会保留相关历史记录，方便企业了解库存发生变化的原因，而不仅仅是看到一个最终数字。

SKUair 还支持库存数据的导入和导出，方便企业继续使用已有的 Excel 数据，并根据业务需要进行分析或整理。

SKUair 的设计目标不是让小企业学习一套复杂的仓库管理方法，而是让软件尽可能贴近仓库员工已经熟悉的日常工作。

对于只有几名员工的企业，仓库管理人员、销售人员、采购人员和企业主可能都需要使用同一份库存数据。

让这些人员能够方便地找到准确的信息，往往比增加更多复杂功能更有价值。

从简单的方法开始

如果你的企业刚开始建立库存管理体系，不需要第一天就设计出一套完美的系统。

可以先做好三件事：

第一，为每一种产品建立清晰、唯一的 SKU。

第二，为每一个存放位置建立简单、统一的库位名称。

第三，认真记录每一次库存变化。

这三项基本工作可以帮助企业避免很多常见的库存问题。

等到这些流程逐渐稳定，再根据实际需要增加补货提醒、定期盘点、退货管理以及其他自动化功能。

库存管理不一定需要复杂，但一定需要持续执行。

如果你目前正在使用 Excel 管理库存，也可以尝试将现有数据导入 SKUair，体验更加规范的库存管理方式。

访问 www.skuair.com，了解 SKUair 如何帮助小企业更轻松地管理日常库存。